Mi capita spesso di incontrare ristoratori che, nonostante un locale pieno, mi confidano di far fatica ad arrivare a fine mese. È una problematica che attanaglia buona parte del nostro settore. Il punto cruciale, però, è che rarissimamente i ristoratori stessi riescono a capirne il motivo. Purtroppo si tratta di una questione endogena al comparto Food & Beverage: è arduo tenere sotto controllo un modello di business con tante variabili e inevitabili sprechi. Ma questo non vuol certo dire che sia impossibile.

Non mi stancherò mai di ripetere, infatti, che oggi il ristoratore deve necessariamente vestire più i panni dell’imprenditore puro e meno quelli di un cameriere o di un cuoco. È necessario evitare di lasciarsi trascinare dalle banali esigenze del momento, gestendo la propria azienda con uno sguardo allargato, analizzando i numeri.

Il Cruscotto di Controllo

Per far questo lo strumento più utile è sicuramente il Cruscotto di Controllo, il miglior amico dell’imprenditore/ristoratore. Il Cruscotto non è altro che un file Excel (anche se oggi questa funzione viene integrata dalla maggior parte dei programmi gestionali) dove inserire quotidianamente i numeri della vostra attività ristorativa. Il Cruscotto elabora i dati e fornisce gli indicatori che permettono di avere un resoconto immediato sull’andamento reale dell’azienda, in modo da correggere velocemente la rotta qualora fosse necessario.

Con questo dato si può dunque rispondere a tutte quelle domande che ogni imprenditore deve farsi: quanti coperti bisogna vendere per raggiungere il punto di pareggio? Qual è il ricavo medio per raggiungere il punto di pareggio? Quanto bisogna fatturare per raggiungere il punto di pareggio?

Ecco i numeri da immettere nel Cruscotto:

ricavi

valore del magazzino

numero di coperti venduti 

(venduti perché questo numero di coperti sarà al netto di eventuali gratuità)

ricavo medio per coperto

costo del personale

ore lavorate dal tuo personale

Tutte queste cifre, chiaramente, sono da riportate al netto IVA. Sintetizzando in maniera brutale, il Cruscotto vi indicherà lo scostamento tra il budget che era stato preventivato e il reale andamento dell’azienda su base mensile. Usare con costanza il Cruscotto di Controllo può, ad esempio, indicare se il ricavo medio previsto a budget sia stato rispettato. Oppure se la produttività oraria o l’incidenza degli acquisti siano in linea con quelle preventivate.

Se le previsioni si discosteranno troppo dai dati reali, si dovrà intervenire sulle materie prime, sulla cucina o sul personale per rivedere la proposta e le strategie di vendita.

Questi sono, invece, gli indicatori fondamentali riportati dal Pannello di Controllo:

coperti (spacchettati nelle fasce orarie lunch, dinner ed eventualmente breakfast)

ricavo medio

acquisti

costo pasto

costo pasto primo

costo personale

produttività oraria

Anche gli Indicatori, però, non servono a molto se non sappiamo leggerli. I valori che indicherò non sono universali e ogni caso andrebbe valutato singolarmente. Possiamo prenderli, però, come base per cominciare a orientarci nel Cruscotto:

acquisti: 35 > 40%

costo pasto: 28 > 35% del ricavo medio

costo pasto primo: 62 > 70% del ricavo medio

costo personale: 32 > 38%

produttività oraria: negativa sotto i 30 euro e positiva sopra il 35 euro

Il polso dell’azienda

Il Cruscotto di Controllo è il polso dell’azienda e permette di evitare amare soprese a fine anno. Nessun imprenditore può permettersi di affidare queste analisi a un commercialista, per quanto bravo. L’obiettivo, come sempre, è quello di aumentare non tanto il fatturato, ma il M.O.L, il Margine Operativo Lordo, gli utili che a fine anno si potrà decidere di reinvestire o meno.