Un budget altro non è che un bilancio di previsione. Se la sua compilazione può sembrare complessa, il budget si basa però su regole facili e ferree, soprattutto perché dettate dalla logica. Come ogni previsione che si rispetti, un budget non deve mai avere numeri buttati a caso. Non si tratta di riempire delle caselle vuote con numeri casuali, con la sola preoccupazione di dover poi mostrare l’attività svolta ai soci o alle banche. Non è quindi un semplice documento da compilare, la cui formalità vada espletata a uso e consumo esclusivo del burocrate di turno.

Un budget entra invece nel vivo della vita aziendale: se gestito male o sottovalutato, rischia di procurare significativi danni, riversando quella stessa negligenza messa in campo nella compilazione sullo stato di salute dell’azienda. In pratica un budget “ad minchiam” farà ottenere risultati “ad minchiam”.

Previsioni realistiche

Va da sé che una previsione, sia fatta sugli incassi o sui costi, si rivela essere un documento essenziale per capire quale direzione sia più opportuno intraprendere. Non c’è cosa più sbagliata, infatti, che fare e gestire previsioni a caso, partendo sbrigativamente, come spesso accade, dai budget dell’anno precedente, aumentando semplicemente i ricavi del 5% e diminuendo le uscite del 5%, senza un vero criterio. Al contrario un budget deve ipotizzare un futuro realistico, che possa trasformarsi in realtà per l’azienda. In questo caso le percentuali di incremento e diminuzione devono essere frutto di attente osservazioni, analisi e studi.

Non bisogna, quindi, pensare alle previsioni come frutto di magie o letture della sfera di cristallo. Come detto si tratta di osservazioni di ciò che accade intorno a noi e al nostro locale. Ci saranno eventi che permetteranno incrementi delle vendite? Si possono prevedere condizioni di riduzione della clientela? Sono queste, per fare solo alcuni esempi, le domande che bisogna affrontare quando si procede alla preparazione di una previsione.

Budget dinamici

Bisogna, inoltre, sempre tenere in considerazione che il budget non è e non deve mai essere considerato come un documento rigido che una volta compilato non può più essere modificato fino alla compilazione di quello successivo. Una delle caratteristiche fondamentali dei budget, infatti, è la loro dinamicità. Se improvvisamente dovessero cambiare alcune condizioni, tali da fare crollare o incrementare le vendite, sarà necessario rivedere le proprie previsioni. Una nuova analisi dei dati può mostrare le giuste soluzioni e quindi le variazioni da apportare al budget.

Obiettivi condivisi

Il budget è la struttura portante dell’azienda, la strada maestra da seguire e in quanto tale deve essere condiviso con tutto il personale. Questo perché il senso di responsabilità di ogni membro dello staff lo porta a sentirsi e farsi parte attiva per il raggiungimento di quell’obiettivo. Budget e obiettivi devono camminare di pari passo. Sono proprio gli obiettivi da raggiungere, infatti, a costituire la vera benzina che permette di trasformare le previsioni di un budget in realtà. Se il budget prevede un maggior guadagno dal beverage, l’obiettivo potrebbe essere, per esempio, focalizzato sulla vendita del vino. Ecco dunque che coinvolgere lo staff affinché si impegni al raggiungimento di tale obiettivo sarà fondamentale.

La bussola dell’attività

Non bisogna mai creare confusione tra visione e budget. La prima definisce la destinazione verso la quale vorremmo andare e riguarda la creazione di giuste previsioni che ci permettano di concretizzare la nostra visione. È bello sognare, ma guai a farlo nella compilazione di budget. Bisogna sempre fare bilanci di previsione veritieri, astenendosi da voli pindarici e poco pratici. Mai affidarsi alla speranza. Al contrario, è necessario analizzare sempre bene i fatti. Un budget, infatti, non è una visione o un desiderio ma il frutto di analisi e calcolo dei numeri: in sostanza è la bussola dell’attività.